Protocollo d’Intesa tra Comuni ed Enti locali della Provincia di Latina per la realizzazione e gestione associata di servizi alle imprese e ai cittadini Premesso: • che i comuni di Sperlonga, Fondi, Terracina, Monte San Biagio, Lenola, San Felice Circeo, Minturno, Itri, Castelforte, SS Cosma e Damiano, Ponza, Campodimele, Spigno Saturnia, Roccasecca dei Volsci hanno maturato una positiva esperienza nella progettazione e gestione associata di un servizio alle imprese, il SUAP, sportello unico per le attività produttive, in applicazione del DL 112, del DPR 447 del ’98 e DPR 440 del 2000, • che detti comuni hanno condiviso di costituire al riguardo degli organismi di coordinamento per assicurare un servizio associato che consenta economie di scala nei costi, omogeneità di comportamenti nei riguardi della clientela/utenza servita a livello di “area vasta”, cooperazione professionale tra gli operatori addetti al servizio, semplificazione nei rapporti interorganizzativi tra gli enti che concorrono al processo autorizzatorio relativo alla gestione del “procedimento unico”, • che detti organismi sono: o il Comitato di Governo SUTAP, composto dagli amministratori delegati dai rispettivi Comuni alla gestione delle tematiche strategiche, organizzative ed economiche del servizio SUAP e il relativo Presidente; o il Comitato Tecnico, composto dai responsabili dei SUAP dei comuni associati o la struttura di coordinamento SUTAP, composto da una competenza organizzativa e una tecnico/informatica; • che detti comuni hanno condiviso la costituzione anche un organismo che consente il raccordo con gli altri enti della P.A. che concorrono alla gestione del procedimento 1 unico, il Comitato Enti Autorizzatori, e un secondo organismo che consente il confronto con le Associazioni Imprenditoriali, gli Ordini Professionali e le Organizzazioni Sindacali, il Comitato di Garanzia; • che la struttura così costituita ha una vita duratura, perché deve assicurare il funzionamento ottimale del servizio erogato e il miglioramento continuo delle prestazioni anche in relazione all’applicazione della direttiva del 2004, del Dipartimento della Funzione Pubblica, sulla “customer satisfaction”, • che detti comuni hanno maturato la convinzione di allargare ad altri comuni della provincia di Latina l’opportunità di entrare nella medesima associazione così da aumentare i vantaggi di ciascuno e consentire una omogeneità ancora più vasta del servizio erogato e delle relazioni interistituzionali che esso comporta; • che detti comuni hanno anche maturato la convinzione di attivare altri servizi in forma associata e in tal senso la maggioranza di essi ha anche già fatto richiesta di finanziamenti alla Regione Lazio per godere dei benefici previsti, con la costituzione in forma associata in particolare e inizialmente dei servizi di: o URP (ufficio di relazioni con il pubblico) in applicazione della legge 150 del 2000 sulla comunicazione pubblica, e o Marketing Territoriale, in relazione alle esigenze di promuovere uno sviluppo locale condiviso e sostenibile • che la gestione in forma associata anche di altri servizi richiede la creazione di un ulteriore organismo di coordinamento, di livello superiore in quanto capace di regolare sia quelli già costituiti per la gestione associata di un singolo servizio come il SUAP e sia quelli posti in essere per la gestione associata anche degli ulteriori servizi che si riterrà di progettare e gestire in forma associata; • che i suddetti comuni hanno analizzato e dibattuto l’opportunità di costituire tale organismo denominandolo SER.A.L. (Servizi Associati della provincia di Latina); • che i suddetti comuni hanno avuto l’assistenza di Impresa Insieme per la realizzazione del primo servizio, per la costituzione e il funzionamento dei relativi organismi di coordinamento, per le richieste di finanziamento al Formez, per il SUAP, alla Regione Lazio, per l’uso della legge 30 regionale per nuovi servizi associati, per l’allargamento dell’associazione ad altri comuni, per la promozione stessa dell’associazione, • che in ragione della positiva esperienza di collaborazione si ritiene di servirsi in modo stabile del supporto professionale della società di consulenza Impresa Insieme per la funzionalità di SER.A.L. e la progettazione e realizzazione degli ulteriori servizi che essa vorrà realizzare; • che ai fini dello svolgimento in forma associata di funzioni e servizi è necessario procedere alla stipula di apposita convenzione, ai sensi dell’articolo 30 del D.Lvo 267/2000 e questa sarà sottoscritta con apposito atto; i Comuni e gli Enti locali associati convengono di costituire SER.A.L. e di adottare una soluzione organizzativa che prevede - un Comitato Guida SER.A.L. -una segreteria SER.A.L. -una consulenza di processo stabile a supporto di SER.A.L. e dei servizi associati che essa promuoverà e di cui supporterà lo sviluppo. -un Comitato Gestionale SER.A.L. Dal Comitato Guida SER.A.L. dipenderanno i Comitati costituiti per ciascuno dei servizi associati attivati, il primo dei quali è già stato costituito, il Comitato di Governo SUTAP. Il Comitato Guida SER.A.L. è composto dai sindaci dei comuni associati o da amministratori loro delegati. In seno al Comitato Guida SER.A.L. si elegge il presidente del Comitato Guida SER.A.L. Dal presidente del Comitato Guida SER.A.L. dipende la segreteria SER.A.L.. Dei Comitati costituiti per ciascun servizio ( vedi il Comitato di Governo SUTAP) fanno parte i sindaci o amministratori da loro delegati. Per le relative candidature si adotterà in generale il criterio dell’assessore che ha delega per quel servizio specifico. Del Comitato Gestionale SER.A.L. fanno parte i segretari comunali, o segretari generali o direttori generali dei comuni associati. All’interno del Comitato si elegge il Coordinatore. ed in particolare: 1. il Comitato Guida SER.A.L, ha la funzione di indirizzo programmatico e di controllo della gestione associata dei servizi. Esso decide in particolare sulle spese comuni in una logica di economia di scala, sui finanziamenti da acquisire e sulle modalità più convenienti di adesione, si confronta con il contesto per raccogliere la valutazione sulla qualità dei servizi erogati, promuove i processi di ottimizzazione del funzionamento organizzativo e dell’innovazione tecnologica dei servizi associati, coordina e integra gli sforzi di promozione del territorio, presidia i programmi di comunicazione dell’associazione. Del Comitato fanno parte gli Amministratori dei Comuni associati o loro delegati. Il presidente del Comitato SER.A.L. è eletto dalla maggioranza dei comuni associati; 2. il Comitato Gestionale SER.A.L, ha la funzione di assicurare la strutturazione organizzativa e tecnologica dei servizi associati realizzati e la modellazione dei sistemi di gestione del personale (selezione, formazione, addestramento, inquadramento, retribuzione, sviluppo) in ragione delle professionalità da garantire per l’erogazione di servizi di qualità. Del Comitato Gestionale SER.A.L. fanno parte i segretari comunali, i segretari generali e i direttori generali dei comuni associati o dirigenti e funzionari nominati, in loro vece, dal sindaco del rispettivo comune. Il coordinatore del Comitato Gestionale SER.A.L. è scelto dal Comitato Guida SER.A.L., mediante elezione a maggioranza dei membri presenti all’atto della votazione, tra i membri del Comitato Gestionale SER.A.L. su una rosa di disponibilità, votata a maggioranza dei presenti dei componenti del Comitato Gestionale SER.A.L.. 3. La segreteria SER.A.L. Essa ha la funzione di espletare le attività di: a. segreteria dell’Associazione (convocazioni, verbalizzazione delle riunioni dei Comitati), b. erogazione di informazioni sull’Associazione e sui progetti relativi ai servizi associati, c. attualizzazione del portale di marketing territoriale dell’Associazione d. supporto ai Comitati, ai Presidenti, ai Coordinatori e alla consulenza di processo, necessarie a rendere visibile lo stato di avanzamento dei progetti e la qualità percepita circa i servizi realizzati. La segreteria viene espletata dalle strutture della consulenza di processo. Si verificherà successivamente la possibilità di strutturare una funzione specifica, in ragione delle disponibilità finanziarie e delle necessità organizzative e gestionali. 4. La consulenza di processo. Essa ha la funzione di supportare il Comitato Guida SER.A.L. , i Comitati e le specifiche strutture di coordinamento costituiti per ciascun servizio, nella ricerca dei finanziamenti più opportuni per sostenere, consolidare e sviluppare i servizi dell’associazione, nella progettazione dei servizi e nella loro implementazione costante, nella verifica della qualità dei servizi e negli interventi di miglioramento sul piano dell’organizzazione, della gestione, della formazione, della comunicazione e della tecnologia. La consulenza di processo deve adottare la metodologia della formazione-intervento al fine di assicurare la crescita professionale del personale dei comuni associati nella gestione dell’organizzazione e nella progettazione di nuovi servizi. 5. Le strutture di coordinamento per i servizi associati di SER.A.L.. Esse sono costituite essenzialmente da un Comitato relativo allo specifico servizio (vedi: Comitato di Governo SUTAP) e un Comitato Operativo, comprendente i tecnici dei comuni preposti a quel servizio con compiti di responsabilità (vedi: Comitato Tecnico SUTAP). Possono essere costituiti ulteriori Comitati che consentano un’interlocuzione strutturata e formale con: a. gli enti che concorrono assieme ai comuni associati a erogare il servizio specifico, b. con le organizzazioni rappresentative degli interessi degli utenti del servizio in questione, c. con le organizzazioni e gli enti indicati dagli specifici programmi di finanziamento a cui si concorre. 6. Per il Comitato di ciascun “Servizio” si elegge un Presidente di un comune diverso e il suo comune diventa il Comune Capofila del progetto necessario alla creazione, gestione e miglioramento del servizio associato, salvo controindicazioni derivanti dai vincoli imposti dalla partecipazione a specifici finanziamenti pubblici. Ciò serve a distribuire gli impegni della gestione di un servizio associato e a evitare la centralizzazione delle iniziative di innovazione. 7. per ogni servizio si formalizza e si sottoscrive un Regolamento Organizzativo che indichi le strutture, i processi e i sistemi che consentono il funzionamento del servizio a livello territoriale (vedi Regolamento SUTAP). Poi ciascun ente associato formalizza un proprio Regolamento Organizzativo interno che indichi i compiti e le responsabilità per assicurare la erogazione ottimale del servizio e il raccordo organizzativo e gestionale con la rete territoriale costituita per il servizio specifico (vedi Regolamento Organizzativo comunale SUAP); 8. La logica che impronta il funzionamento dell’associazione SER.A.L. è quella dei POLI di RETE, nel senso che ogni comune è nodo di una rete comune, ma è anche POLO di uno specifico servizio per l’insieme dei comuni (nodi) della rete. Ciò consente di esercitare la funzione di promozione e gestione del cambiamento collettivo, di valenza territoriale e non solo di singolo ente, a più amministratori e di valutare e assegnare la leadership a chi lo merita a vantaggio di tutti e soprattutto dei cittadini. 9. i valori che qualificano SER.A.L. sono quelli che si basano sulla convinzione che le persone interne ed esterne alle organizzazioni hanno le potenzialità per partecipare alla progettazione del cambiamento necessario al miglioramento della vivibilità dei luoghi di lavoro e dei contesti territoriali dove i cittadini vivono e vanno poste pertanto nella condizione di esercitare tale potenzialità pur all’interno di una strategia di cambiamento collettivamente condivisa 10. in particolare, la progettualità partecipata del miglioramento deve costituire un campo di esercitazione e di crescita sia della professionalità che della coscienza civile della popolazione e pertanto essa va aperta alla partecipazione anche dei cittadini e dei giovani studenti di ogni ordine e grado. 11. SER.A.L. si impegna anche a pubblicizzare la sua struttura e la sua opera nei contesti e nelle forme più opportune e tali che consentano un ampio “riuso” delle metodologie innovative di organizzazione che usa per gestire la progettualità partecipata e la condivisione e ripartizione degli impegni ai fini dell’innovazione. I Comuni e gli Enti Locali associati si impegnano a: a. nominare i propri rappresentanti nel Comitato Guida SER.A.L. e nel Comitato Gestionale SER.A.L. e negli altri comitati e organismi costituiti per ciascun servizio associato, b. partecipare con i propri tecnici alla progettazione dei servizi innovativi utilizzando la metodologia della formazione-intervento c. dotarsi delle strutture informatiche per l’erogazione dei servizi associati scaturita dalla progettazione collegialmente condivisa; d. partecipare ai costi sostenuti e ai finanziamenti acquisibili per la funzionalità della struttura SER.A.L. nel suo insieme e la progettazione, realizzazione, messa in esercizio, gestione e miglioramento dei servizi realizzati in forma associata, secondo il budget definito in seno al Comitato Guida SER.A.L. e acquisendo le indicazioni dei Comitati riferiti ai servizi specifici. e. utilizzare la consulenza di processo di Impresa Insieme per supportare il ruolo e le attività dell’associazione e l’espletamento dei relativi progetti, per i primi cinque anni, a partire dalla firma del presente protocollo d’intesa. Il rapporto si ritiene rinnovato automaticamente allo scadere del termine salvo una delle parti formalizzi all’altra una eventuale disdetta sei mesi prima della scadenza.; f. versare per l’Associazione una quota di esercizio annuo pari a: • 1.000,00 € per i comuni al di sotto dei mille abitanti, • 2.000,00 € per i comuni fino a dieci mila abitanti, • 4.000,00 € per i comuni al di sopra dei dieci mila abitanti Di ogni versamento, 200,00 € vengono versati all’Associazione, per le spese di segreteria, e il rimanente viene versato a Impresa Insieme. Gli eventuali finanziamenti acquisiti per le iniziative legate ai servizi associativi vanno a coprire, per una parte, la quota sopra fissata e, per il rimanente, le attività specifiche previste da ogni singolo progetto. essi convengono inoltre di a. approvare il seguente protocollo d’intesa e farlo approvare in seno al proprio Consiglio comunale o, per altri enti, ad organismi similari, b. sperimentare la formula organizzativa che si sono dati per realizzare e gestire la pluralità dei servizi associati, salvo apportare alcune modificazioni al suo assetto e funzionamento dopo l’approvazione a maggioranza in seno al Comitato Guida SER.A.L., in relazione all’esperienza che si andrà maturando per l’insieme dei servizi che si andranno a sviluppare, c. accogliere all’interno di SER.A.L. altri Comuni ed enti locali (Comunità, Unione di Comuni, Provincia) che presentino richiesta di aderire all’iniziativa al presidente di SER.A.L. e che controfirmino questo Protocollo d’Intesa, dopo decisione, a maggioranza dei presenti, assunta in seno al Comitato Guida SER.A.L. Sperlonga, 31 agosto 2004